Boek een kamer

Privacybeleid

HomePrivacybeleid

Deze privacy policy gaat uit van: 

In De Vette Os BV

Grote Markt 36

8970 Poperinge

België

Ondernemingsnummer 0899.715.976

Btw BE 0899.715.976

RPR Gent (afdeling Ieper)

E-mailadres: info@hotelamfora.be

Tel + 32 (0)57 33 94 05

(hierna genoemd ‘HOTEL AMFORA’)

                                                                      

Deze privacy policy gaat uit van HOTEL AMFORA in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke en is van toepassing op:

Categorie 1: de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) (geïnteresseerde) bezoekers, klanten en ex-klanten;

Categorie 2: de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) leveranciers en andere zakelijke partners;  

Categorie 3: de verwerking van persoonsgegevens naar aanleiding van het surfen op of algemene interactie met de website van HOTEL AMFORA www.hotelamfora.be. 

HOTEL AMFORA zal uw persoonsgegevens, zijnde informatie waarmee u als persoon geïdentificeerd kan worden, met  grote zorg behandelen, de passende maatregelen nemen om misbruik, verlies, vernietiging, beschadiging onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging, dan wel andere onrechtmatige verwerking tegen te gaan.

HOTEL AMFORA verwerkt uw gegevens met respect voor de principes van rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid.

HOTEL AMFORA wenst u door middel van deze privacy policy in te lichten over:

·         welke en op welke wijze persoonsgegevens worden verzameld;

·         waarvoor uw gegevens worden gebruikt en de rechtsgrond;

·         hoe ze worden beschermd;

·         met wie ze worden gedeeld; 

·         of uw persoonsgegevens buiten de EER worden doorgestuurd; en

·         hoe lang ze worden bewaard.  

Vervolgens wordt uitgelegd hoe u uw rechten met betrekking tot de verzamelde informatie kunt uitoefenen. 

Deze transparantie zorgt ervoor dat u geïnformeerde beslissingen kunt nemen bij het overmaken van uw persoonsgegevens. 

HOTEL AMFORA kan deze privacy policy op ieder moment wijzigen. HOTEL AMFORA zal de laatste versie van de privacy policy op de website van HOTEL AMFORA publiceren. Het is dus aan te raden deze periodiek te bekijken. Indien ingevolge de toepasselijke wetgeving uw voorafgaandelijke toestemming nodig is voor wijzigingen aan deze privacy policy, zal HOTEL AMFORA u contacteren en uw toestemming afwachten. 

Deze privacy policy werd voor het laatst op 16 januari 2024 geüpdatet.

Welke persoonsgegevens verzamelt HOTEL AMFORA? 

HOTEL AMFORA beperkt de verzameling van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan de hieronder vermelde doeleinden.  

HOTEL AMFORA verwerkt de volgende persoonsgegevens:

Categorie 1: Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) (geïnteresseerde) bezoekers, klanten en ex-klanten:

·  Voor hotelreservaties (al dan niet via ons online platform) worden uw aanspreektitel, voornaam, naam, adres, telefoonnummer(s),  e-mailadres gevraagd, alsook de namen van de gasten waarvoor u eventueel boekt. Bij een online reservatie is het mogelijk om online een account aan te maken zodat u de volgende keer sneller kunt boeken. Hiervoor dient u ook een wachtwoord in te voeren.

Bij het inchecken vragen wij volgende gegevens nog extra op: bewijs van identiteit zoals kopie van paspoort of identiteitskaart of rijbewijs met alle gegevens. Wanneer wij gegevens doorkrijgen van partners zoals booking.com verzamelen wij doorgaans ook de moedertaal (zodat wij gepast met u kunnen communiceren) en land van verblijf;

·    Voor restaurantreservaties worden volgende persoonsgegevens verzameld: voornaam, naam, telefoonnummer(s) en  e-mailadres;

·    Voor traiteurdiensten worden volgende persoonsgegevens verzameld: voornaam, naam, telefoonnummer(s) en  e-mailadres;

·    Van geïnteresseerde klanten verzamelen we doorgaans enkel naam, voornaam, e-mailadres en telefoonnummer en verwachte boekingsgegevens;

·   Evident zullen wij bij alle reservaties steeds de details van uw reservatie kennen waaruit bepaalde voorkeuren kunnen worden afgeleid: datum en duur van het verblijf, aantal gasten, verbruikte producten en diensten, voorkeuren en interesses (bijvoorbeeld roken of niet roken, gewenste verdieping, soort beddengoed, type kranten/tijdschriften, sport, culturele interesses, voorkeuren voor voedsel en dranken, dieet enz.). Ook kunt u ons zelf desgevallend bepaalde andere informatie doorgeven. Hieruit kunnen eventueel ook gevoelige gegevens uit afgeleid worden zoals gegevens over ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksuele geaardheid;

·   Wanneer u een cadeaubon wenst te bestellen verzamelen wij in ieder geval: voornaam, naam, telefoonnummer(s) en  e-mailadres, persoon voor wie de cadeaubon is bestemd plus diens e-mailadres;

·    Wij verwerken van klanten het rekeningnummer en eventuele bijhorende gegevens voor de verwerking van betalingen;

·    In ons hotel hangen camera’s ter beveiliging van ons hotel dus alle bezoekers worden gefilmd;

·   Alleen kinderen die ouder zijn dan 18 jaar kunnen hun toestemming geven voor het gebruik van hun gegevens voor andere doeleinden dan die welke noodzakelijk en vereist zijn voor de follow-up van een reservering in ons hotel. Onder deze leeftijd is voor elk ander gebruik van persoonsgegevens de toestemming van de ouders of wettelijke voogden vereist;

·   Voor wedstrijden en promotiecampagnes verzamelen wij voornaam, naam, e-mailadres en telefoonnummer;

·   Tevredenheidsenquête/reviews: hiervoor dient u doorgaans wel uw voornaam door te geven en op basis van de antwoorden kunnen wij u desgevallend identificeren.

 

Categorie 2: Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van (de contactpersonen van) leveranciers en andere zakelijke betrokkenen:

·  Generieke persoonsgegevens: voornaam, naam, desgevallend adres, telefoonnummer(s), e-mailadres en functie;

·  Bankgegevens zoals rekeningnummer (in geval van effectieve samenwerking);

·  In ons hotel hangen camera’s ter beveiliging van ons hotel dus alle bezoekers worden gefilmd.

 

Categorie 3: Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van personen die surfen op de website van HOTEL AMFORA (zonder boekingen):

· Bij het invullen van een contactformulier worden deze gegevens verwerkt: naam, e-mailadres, telefoonnummer, uw bericht (hetwelk potentieel ook de persoonsgegevens vermeldt die u vrijwillig doorgeeft);

·  Wanneer u gewoon op onze website surft, kan het zijn dat wij gedragsdata vangen zoals uw surfgedrag en IP-adres, doorgaans via cookies.

In dit kader verwijst HOTEL AMFORA eveneens naar haar Cookie Policy.

U kunt HOTEL AMFORA uw persoonsgegevens bijvoorbeeld overgemaakt hebben door op de HOTEL AMFORA website te surfen, door ons te e-mailen enz. Er zijn dus persoonsgegevens die door u rechtstreeks worden bezorgd, maar er kunnen ook persoonsgegevens automatisch worden verzameld zoals over uw browser, uw interactie de website, uw IP-adres enz. Het is ook mogelijk dat wij deze via andere providers doorkrijgen, bijvoorbeeld hotelreservatieprogramma’s als booking.com. 

Vergeet HOTEL AMFORA niet te informeren over een wijziging van uw persoonsgegevens indien deze informatie voor HOTEL AMFORA relevant is. HOTEL AMFORA streeft er op haar beurt naar om uw persoonsgegevens accuraat te houden.  

Indien u bepaalde gegevens niet wenst over te maken, is het mogelijk dat HOTEL AMFORA de gevraagde diensten niet (naar behoren) kan uitvoeren. 

Waarvoor gebruikt HOTEL AMFORA uw persoonsgegevens en op basis van welke rechtsgrond?

Precontractuele communicatie en uitvoeren van de klantenovereenkomst 

Relevante categorieën: 1  

HOTEL AMFORA gebruikt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om u haar diensten te kunnen aanbieden en in het algemeen voor een degelijk cliëntenbeheer (reserveringen, informatieaanvragen, facturatie, parkeerbeheer, enz.). Zo kan HOTEL AMFORA ook gepast met u communiceren. 

Dit dus in het algemeen in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst tussen u en HOTEL AMFORA te kunnen uitvoeren dan wel op basis van haar gerechtvaardigd belang. 

Bv. wij verwerken uw persoonsgegevens om uw boeking te verwerken en om met u over uw boeking te communiceren. 

Uit uw boeking of verdere communicatie kunnen bijzondere gevoelige gegevens afgeleid worden bv. of u al dan niet een roker bent. Deze gevoelige gegevens verwerken wij enkel met uw toestemming.

Wij verwerken identiteits- en factuurgegevens om onze eigen boekhouding en facturatie te kunnen onderhouden. Deze verwerking behoort enerzijds tot ons gerechtvaardigd belang, namelijk de mogelijkheid om onze administratie bij te houden en betaling te bekomen van de door ons geleverde diensten, maar er is ook een wettelijke verplichting dienaangaande. 

Het kan zijn dat wij u vragen om een tevredenheidsformulier in te vullen. Dit is enkel met uw toestemming.  

Precontractuele communicatie en uitvoeren van de leveranciersovereenkomst

Relevante categorieën: 2  

HOTEL AMFORA gebruikt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om met u te kunnen communiceren omtrent de diensten of producten die u aanbiedt en in het algemeen voor degelijk leveranciersbeheer. Dit dus in het algemeen in het kader van de precontractuele communicatie of om de overeenkomst tussen uw onderneming en HOTEL AMFORA te kunnen uitvoeren.

Bv. wij verwerken de namen van de contactpersonen van onze leveranciers zodat wij hen gepast kunnen aanspreken en snel kunnen contacteren in geval van problemen bij bestellingen 

Optimalisatie van de diensten en beveiliging en statistieken 

Relevante categorieën: 1, 2 en 3

Uiteraard hebben wij het recht om onze tools en diensten afdoende te beveiligen en optimaliseren. Dit over het algemeen op basis van de gerechtvaardigde belangen van HOTEL AMFORA.  

Voor de meer dan noodzakelijke cookies zal HOTEL AMFORA steeds uw toestemming afwachten. HOTEL AMFORA verwijst hiervoor naar de Cookie Policy.  

Bv. wij kunnen uw surfgedrag op onze website bijhouden teneinde de website-ervaring te optimaliseren. 

Er zijn bewakingscamera’s aanwezig in het hotel om:  

-       Om werknemers en gasten te beschermen tegen agressie van buitenaf

-       Om diefstal van eigendommen van het bedrijf, het personeel en de klant te voorkomen en detecteren 

Het cameratoezicht is permanent.  

Alleen de hoteldirectie en de IT-verantwoordelijke hebben het recht de opgenomen beelden te bekijken, alsook de autoriteiten op basis van hun wettelijke rechten. De beelden die tijdens het cameratoezicht worden verzameld en opgenomen, worden gedurende maximaal één maand opgeslagen behalve als de opgenomen beelden een bijdrage kunnen leveren tot het bewijzen van een misdrijf, van schade of van overlast of tot het identificeren van een dader, een verstoorder van de openbare orde, een getuige of een slachtoffer.  

Deze beelden worden alleen verwerkt in overeenstemming met het doel van de bewaking en dit overeenkomstig het gerechtvaardigd belang van HOTEL AMFORA.

Marketing door HOTEL AMFORA

Relevante categorieën: 1, 2 en 3

In het kader van direct marketing kunt u steeds uw recht van bezwaar laten gelden.

Met uw toestemming heeft u de mogelijkheid om persoonsgegevens door ons te laten verwerken om deel te nemen aan eventueel georganiseerde wedstrijden en promotiecampagnes.

Wettelijke verplichtingen en vrijwaring van rechten

Relevante categorieën: 1, 2 en 3

Daarnaast gebruikt HOTEL AMFORA uw gegevens om te voldoen aan de wettelijke bepalingen die op haar van toepassing zijn. 

Bv. wetgeving omtrent opmaak van facturen.   

Bovendien verwerkt HOTEL AMFORA uw persoonsgegevens om haar rechten te vrijwaren. 

Bv. in geval van een geschil zal zij uw persoonsgegevens gebruiken om u de nodige correspondentie te sturen. 

Wanneer HOTEL AMFORA uw gegevens op basis van een andere rechtsgrond, dan wel voor een ander doel zou verwerken, zal u hieromtrent voorafgaandelijk alle relevante informatie ontvangen en zal uw toestemming hiertoe worden gevraagd indien nodig. 

HOTEL AMFORA doet geen beroep op computergestuurde programma’s om beslissingen met betrekking tot uw persoonsgegevens of profiling te nemen waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of  die u anderszins in aanmerkelijke mate kunnen treffen. 

Welke beschermingsmaatregelen heeft HOTEL AMFORA doorgevoerd? 

HOTEL AMFORA heeft zowel administratieve (zoals het gebruik van paswoorden, geheimhoudingsverklaringen wanneer nodig), organisatorische (bv. gepaste methode van opslag, regelmatige back-up, toegang beperken tot personen die de gegevens nodig hebben) als technische maatregelen (bv. antivirusprogramma’s, beveiliging van netwerkverbindingen door gebruik van een Secure Socket Layer (SSL)) genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. 

HOTEL AMFORA streeft ernaar ook in de toekomst de gepaste maatregelen te nemen, hierbij steeds rekening houdende met de specifieke aard en grootte van haar activiteiten, met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen. Wees ervan bewust dat interageren via het internet steeds risico’s met zich meebrengt.  

HOTEL AMFORA’s website kan links, plug-ins, interfaces naar externe websites bevatten. Indien u persoonsgegevens aan deze websites overmaakt, zijn de privacy regels van deze websites van toepassing en treden dergelijke partijen in de eerste plaats op als verwerkingsverantwoordelijke en het privacybeleid van deze derde partijen zal dus van toepassing zijn.

Opgelet:  HOTEL AMFORA is aanwezig op sociale netwerken. Wanneer u de knoppen gebruikt die naar sociale netwerken linken, denk er dan aan dat alle informatie die u op sociale netwerken bekendmaakt openbaar wordt. HOTEL AMFORA is niet verantwoordelijk voor het gebruik dat sociale netwerken maken van de gegevens die u daar bekendmaakt. Wees daarom altijd voorzichtig met welke persoonlijke informatie u in dit verband aan wie dan ook geeft.

Met wie deelt HOTEL AMFORA uw persoonsgegevens?

HOTEL AMFORA deelt uw gegevens met partijen die HOTEL AMFORA helpen met de uitvoering van haar diensten bv. IT-providers voor gegevensopslag, reserveringssoftware en facturatie, bank en accountant. 

Concrete voorbeeld van een providers: 

Stardekk - Cubilis Baron Ruzettelaan 25, 8310 Brugge Cubilis is een product van Stardekk.  Wij gebruiken deze dienst om u toe te staan op een veilige manier een reservering te maken of beschikbaarheid en prijzen op te zoeken en verzorgt teven de hosting van onze website.

HOTEL AMFORA maakt met hen de nodige afspraken (bv. door het afsluiten van een verwerkersovereenkomst). Zij krijgen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om hun dienst te verlenen en mogen deze gegevens enkel in het kader van de uitvoering van hun diensten gebruiken. 

Indien wij onze activiteiten staken of indien ons bedrijf wordt overgedragen aan een ander bedrijf, zullen uw persoonsgegevens worden overgedragen aan de kopers van het bedrijf. In dat geval zal HOTEL AMFORA u in de mate van het mogelijke op de hoogte brengen van deze overdracht.

Ten slotte worden uw persoonsgegevens gedeeld met de bevoegde autoriteiten indien zij daarom zouden verzoeken en dit verzoek ogenschijnlijk gerechtvaardigd is bv. politie, Edatenq.

Gaan uw persoonsgegevens buiten de EER? 

HOTEL AMFORA kan uw persoonsgegevens naar andere landen overdragen. In geval van transmissie naar landen buiten de EER, zal HOTEL AMFORA de nodige maatregelen blijven nemen om uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens te garanderen en de veiligheid en integriteit ervan te verzekeren. Doorgaans worden uw persoonsgegevens buiten de EER overgedragen op basis van een adequaatheidsbeslissing of de standard contractual clauses zoals goedgekeurd door de Europese Commissie.

Hoe lang bewaart HOTEL AMFORA uw persoonsgegevens?

HOTEL AMFORA zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is.

an geïnteresseerde bezoekers worden de gegevens verwijderd 3 maanden na het laatste contact.

Niet-actieve accounts, zijnde accounts die gedurende 6 maanden niet zijn gebruikt, worden verwijderd binnen de 14 dagen na het sturen van een waarschuwingse-mail.  

Persoonsgegevens van (ex-)klanten en contactpersonen van leveranciers worden doorgaans bewaard tot maximaal 5 jaar na het laatste contact.

Verder bewaart HOTEL AMFORA de nodige persoonsgegevens bijvoorbeeld ook om te voldoen aan de wettelijke bepalingen zoals de fiscale bepalingen met betrekking tot de bewaring van gegevens. HOTEL AMFORA kan in het kader daarvan gegevens tot zeven (7) jaar bewaren te rekenen vanaf 1 januari van het volgende jaar. 

HOTEL AMFORA houdt de nodige gegevens ook bij voor het vrijwaren van haar rechten in geval van geschillen (bv. 10 jaar in het kader van contractuele aansprakelijkheid). 

Na het verstrijken van de retentieperiode zal de data verwijderd worden. 

Welke rechten heeft u? 

U heeft verschillende rechten:

1.    Recht van toegang en recht om een kopie te bekomen

U heeft te allen tijde de mogelijkheid om de persoonsgegevens en andere informatie op te vragen ter inzage. HOTEL AMFORA stuurt u dan binnen een redelijke termijn en kosteloos een kopie. 

 

2.            Recht op rectificatie, verwijdering, beperking en intrekking

Verder kunt u ook om een aanpassing of wissing van uw persoonsgegevens verzoeken of een verwerking laten beperken (bijvoorbeeld wanneer HOTEL AMFORA de juistheid van uw persoonsgegevens gaat controleren) of uw toestemming intrekken (indien van toepassing). 

 

3.            Recht van bezwaar

U kunt in bepaalde gevallen een bezwaar indienen en HOTEL AMFORA dus vragen om te stoppen om bepaalde gegevens te verwerken, wanneer u degelijke en legitieme redenen heeft om dit te doen. Bijvoorbeeld in het kader van direct marketing.

 

4.            Recht op overdraagbaarheid van de gegevens

U heeft het recht om de persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en om de gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen. 

 

5.            Recht om klacht te richten aan de bevoegde autoriteit

Klachten kunt u bovendien steeds richten aan de bevoegde autoriteiten. Voor België is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, contact@apd-gba.be.    it alles binnen het kader en limieten van de toepasselijke wetgeving.

Toepasselijke wet en rechtbank

Op deze privacy policy, het verwerken van de persoonsgegevens is het Belgische recht van toepassing. Alle geschillen worden bij voorkeur in der minne geregeld. Indien dit onmogelijk blijkt, behoren alle geschillen voortvloeiende uit deze privacy policy en het verwerken van persoonsgegevens tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken en hoven van de maatschappelijke zetel van HOTEL AMFORA, tenzij dwingende wetgeving dit zou verbieden.

Contactpunt

Heeft u vragen, wenst u een verzoek of een bezwaar met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of deze privacy policy in te dienen? Neem dan contact op met HOTEL AMFORA via info@hotelamfora.be. U kunt HOTEL AMFORA ook steeds berichten via gewone post op het adres hierboven vermeld.

 HOTEL AMFORA zal u zo snel als mogelijk een antwoord bieden en in ieder geval binnen 1 maand. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum in totaal 3 maanden), maar dan zal HOTEL AMFORA u hierover berichten.